integritetspolicy

Gylle Mec AB, org.nr 556627-6035

Version 1

2026-03-03

1           Allmänt och syfte

Denna integritetspolicy beskriver hur Gylle Mec AB (”Gylle”) eller ”Vi” behandlar dina personuppgifter.

Gylles verksamhet består i att utveckla och tillverka positions- och sidomarkeringsljus, framför allt avsedda för lastbilar, traktorer, skogsmaskiner och liknande fordon.

Gylle värnar om din personliga integritet och eftersträvar en hög nivå av dataskydd. Vi gör alltid vårt yttersta för att skydda dina uppgifter och hantera din information försiktigt samt lägger stor vikt vid IT-säkerhet. Grundläggande för Gylles behandling av personuppgifter är säkerhet, konfidentialitet, korrekthet, ändamålshantering och minimering av mängden integritetskänsliga uppgifter.

Gylle är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter och ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med vid var tid gällande dataskyddslagstiftning.

Den vars personuppgifter behandlas benämns nedan ”Registrerad” eller ”Du”.

Syftet med denna policy är att i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (”GDPR”) informera dig om hur Vi behandlar dina personuppgifter, vad Vi använder dem till, vem som får tillgång till dem och under vilka villkor samt hur Du kan utöva dina rättigheter.

2           Personuppgifter och behandling av personuppgifter

2.1       Grundläggande begrepp

Två grundläggande begrepp vid behandling av personuppgifter är just ”personuppgifter” och ”behandling” varför dessa beskrivs mer ingående nedan.

2.1.1   Personuppgifter

Personuppgifter är all slags information som kan knytas till en levande person. Varje enskild uppgift behöver inte självständigt vara en personuppgift utan det räcker med att fler olika uppgifter leder till att en person kan identifieras, då är varje deluppgift också en personuppgift.

Typiska exempel på personuppgifter är personnummer, namn, adress, telefonnummer, mejladress, IP-adress, individuella lösenord, röstinspelning, rörliga bilder, fotografier, hälsouppgifter, biometrisk information och genetisk information.

Känsliga personuppgifter är personuppgifter som omfattar

ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening, genetiska uppgifter, biometriska uppgifter, uppgifter om hälsa, sexualliv eller sexuella läggning.

Personnummer är enligt GDPR inte en känslig personuppgift men en särskilt skyddsvärd personuppgift.

2.1.2   Behandling av personuppgifter

Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som görs med en personuppgift utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller inte och oavsett om det sker digitalt eller på annat sätt.

Exempel på typisk personuppgiftsbehandling är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering av personuppgifter.

3           Personuppgiftsansvarig

Gylle är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter och ansvarar för att behandlingen sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. Vårt mål är att Du ska känna Dig trygg och tydligt informerad avseende vår behandling av dina personuppgifter. Om Du vill kontakta oss så finns våra kontaktuppgifter nedan i avsnitt 8.1.

4           Insamling av personuppgifter

4.1       Hur får Vi tillgång till personuppgifter?

Vi samlar in personuppgifter på flera olika sätt beroende på sammanhang och relation till oss. Det kan exempelvis ske när:

Du som representant för en återförsäljare lämnar dina kontaktuppgifter i samband med beställningar av varor, och/eller annan kontakt med oss via telefon, e-post, brev, digitala möten eller vid besök hos oss.

Avtal ingås eller administreras med återförsäljare, leverantörer, konstruktörer eller samarbetspartners, vilket kan omfatta faktura- och betalningsinformation, organisationsnummer eller momsnummer.

Vi får information från samarbetspartners och leverantörer i samband med gemensamma utvecklingsprojekt eller leveranser.

Du söker arbete hos oss och lämnar in CV, personligt brev eller referenser i samband med rekrytering.

Vi samlar automatiskt in viss teknisk information när Du besöker vår webbplats, såsom IP-adress, cookies och tekniska loggar.

4.2       Vilka typer av personuppgifter behandlar Vi?

• Namn
• Adress
• E-postadress
• Telefonnummer
• Personnummer
• Kontonummer och annan bankrelaterad information
• Fakturainformation
• Betalningshistorik
• Titel/roll
• avtalsinnehåll
• IP-adress
• CV i samband med arbetsansökan
• personligt brev vid arbetsansökan,
• referenser vid rekrytering
• Annan information som Du frivilligt lämnar till oss.
• Andra personuppgifter som är nödvändiga och relevanta för att Vi ska kunna hantera och administrera vår verksamhet

4.3       Varför och av vilka skäl behandlar Vi dina personuppgifter?

Vi behandlar personuppgifter framför allt för att:

• Tillhandahålla våra produkter till återförsäljare

t.ex. för att kunna ta emot och hantera beställningar.

• Säkerställa kvalitet

Genom att utföra besiktning och kontroll av de produkter Vi säljer t.ex. för att erhålla E-märkning eller utföra tester hos laboratorier

• Samarbeta med tillverkare och underleverantörer

exempelvis vid beställning av olika delar, tekniskt stöd från underleverantörer eller gemensamma projekt där uppgifter behöver delas för att produkter ska kunna färdigställas.

• Samarbete med konstruktörer och leverantörer

För att kunna utveckla nya material, konstruktioner och produkter

• Säkerställa kundnöjdhet

Genom att vid behov följa upp ärenden med återförsäljare och ha möten med återförsäljare.

• Rekrytera och anställa personal

genom att ta emot och hantera ansökningshandlingar, referenser och annan information i rekryteringsprocesser, samt för att administrera anställningar.

• Fullgöra rättsliga förpliktelser enligt lag

exempelvis bokföringslagens krav på att spara fakturor och betalningsuppgifter i åtta år, samt att tillhandahålla uppgifter till myndigheter när detta krävs.

Nedan beskrivs mer i detalj vilka personuppgifter som Gylle behandlar för vilket ändamål och med vilken rättslig grund.

4.4       Behandlas dina personuppgifter på ett säkert sätt?

Vi har rutiner och förfaranden för att hantera dina personuppgifter på ett säkert sätt. Endast personer som behöver dina personuppgifter för att utföra sina uppgifter och Gylles åtaganden har tillgång till sådana personuppgifter.

Vi har avtal med våra IT-leverantörer om IT-säkerhet för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas på ett säkert sätt. Läs mer om våra personuppgiftsbiträden i avsnitt 4.6.

Vi arbetar aktivt med olika säkerhetsåtgärder för att vår behandling av personuppgifter ska vara så säker och trygg som möjligt.

4.5       Vilken information ger Vi dig om vår behandling?

I samband med att Du kontaktar oss kommer Vi att informera dig om hur Vi använder dina personuppgifter, vilka rättigheter Du har enligt GDPR och andra dataskyddslagar och hur Du kan utöva dessa rättigheter. Detta sker i praktiken genom hänvisning till denna policy.

I denna policy, se avsnitt 8.1, får Du också information om hur Du kan kontakta oss om Du har frågor eller behöver lämna en begäran om dina personuppgifter och/eller dina rättigheter.

4.6       När delar Vi dina personuppgifter?

Vi överför inte personuppgifter till tredje part om Vi inte har någon rättslig grund i enlighet med vad som beskrivs i avsnitt 4.3.

I vissa fall kan personuppgifter vid behov överföras till bolag som agerar som underleverantörer åt Gylle, dvs. i egenskap av personuppgiftsbiträde. Vi är fortfarande ytterst ansvariga för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter skyddas. Våra personuppgiftsbiträden får endast behandla personuppgifter i enlighet med GDPR och ett avtal med oss. Våra underleverantörer anlitas för följande tjänster:

• IT-tjänster och mjukvara
• Bokföring och fakturering

När dina personuppgifter överförs till ett personuppgiftsbiträde kommer överföringen alltid att vara i linje med de ändamål som Gylle har angett i denna policy.

Gylle kontrollerar alla personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de kan ge tillräckliga garantier för säkerhet och sekretess för dina personuppgifter. Vi har avtal med våra personuppgiftsbiträden där dessa garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och förbinder sig att följa Gylles säkerhetskrav samt begränsningar och krav som gäller överföring av personuppgifter utanför EU och EES.

När Vi använder programvara och tjänster från externa leverantörer, såsom Microsoft, säkerställer Vi att deras åtaganden uppfyller GDPR-kraven, och Vi ser till att leverantörerna har relevant säkerhetsnivå i relation till den data som hanteras. Personuppgifter lagras inte utanför EU/EES.

Kontakta oss genom de kontaktuppgifter som anges i avsnitt 8.1 nedan om Du vill veta vilka personuppgiftsbiträden Gylle vid var tid anlitar.

4.7       Överföring av personuppgifter utanför EU/EES

Vi överför sällan personuppgifter till någon mottagare utanför EU/EES.

I vissa fall kan Vi överföra personuppgifter till en mottagare i ett tredjeland (dvs. ett land utanför EU/EES), och i så fall kontrollerar Vi att:

• Landet som sådant har en adekvat skyddsnivå (såsom t.ex. Storbritannien, Japan och Schweiz) (artikel 45 GDPR), eller
• För det fall att tredjelandet är USA, att det sker till bolag som är certifierade enligt EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) (artikel 45 GDPR), eller
• överföringen sker med stöd av standardavtalsklausuler (SCCs) som godkänts av EU-kommissionen och som innebär att lämpliga skyddsåtgärder har vidtagits för att skydda dina uppgifter (artikel 46 GDPR).

I samband med beställningar från leverantörer utanför EU/EES kan Gylle samarbeta med en importkonsult som bistår i kommunikationen och orderhanteringen med sådana tillverkare. Denna representant behandlar endast personuppgifter i enlighet med Gylles instruktioner.

Om inget av ovanstående är tillämpligt, sker inte överföring till mottagare utanför EU/EES.

vid transport av produkter använder Vi internationella fraktbolag såsom DB Schenker, UPS, FedEx, TNT, Postnord och DHL. Vi lämnar då ut nödvändiga kontaktuppgifter (t.ex. namn, telefonnummer, adress) till fraktbolaget för att kunna leverera beställningen. Fraktbolaget behandlar dessa uppgifter som självständigt personuppgiftsansvarig. Eftersom bolagen verkar globalt kan de i Vissa fall överföra personuppgifter till sina lokala samarbetspartners utanför EU/EES. Dessa överföringar regleras av fraktbolagens egna skyddsåtgärder, såsom EU-kommissionens SCC (som beskrivs ovan) eller koncerninterna regler.

4.8       Lagring och radering av personuppgifter

Vi behåller dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att Vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter enligt avtal eller lag. Vi behåller också dina personuppgifter för att uppfylla våra rättsliga förpliktelser och för att övervaka och tillvarata våra rättigheter.

Gylle gallrar och raderar regelbundet sådana personuppgifter som inte längre är nödvändiga för ändamålet.

Kontakta oss om Du vill veta exakt hur länge Vi behandlar och sparar dina personuppgifter i olika sammanhang. Du ser våra kontaktuppgifter nedan i avsnitt 8.1.

5           Automatiserat beslutsfattande

Vi använder oss inte av automatiska processer för att fatta beslut som påverkar dig.

6           Dina rättigheter

6.1       Dina rättigheter som Registrerad

De rättigheter som anges nedan gäller för dig som Registrerad (dvs. dig som individ) och Vi behandlar personuppgifter som personuppgiftsansvarig.

Om Du vill utöva någon av dessa rättigheter är det enklaste sättet att kontakta oss via kontaktuppgifterna i avsnitt 8.1.

Gylle förbehåller sig rätten att vidta åtgärder för att säkerställa identiteten på den person som begär registerutdrag eller någon annan rättighet som Du har rätt till som Registrerad.

All information om dina rättigheter finns på integritetsskyddsmyndighetens webbplats www.imy.se.

6.2       Rätt till information

Du har rätt att få information om hur Gylle behandlar dina personuppgifter. Det gör Vi genom denna policy om behandling av personuppgifter och genom att svara på frågor från dig.

6.3      Rätt till registerutdrag

Du har rätt att begära utdrag från Gylle och våra register/system där personuppgifter om dig behandlas och i sådana utdrag få information om vilka personuppgifter om dig som Vi behandlar och hur Vi behandlar dessa uppgifter. Vi är skyldiga att skicka ett registerutdrag till dig inom en månad, eller i undantagsfall inom tre månader, från din begäran.

6.4      Rätt till rättelse eller radering (rätten att bli bortglömd)

Du har rätt att begära att personuppgifter om dig rättas eller raderas i enlighet med GDPR eller svenska dataskyddsregler. Efter en sådan begäran kommer Vi att undersöka om det finns anledning att genomföra den begärda ändringen. Notera att viss information är nödvändig för att kunna uppfylla de ändamål som har definierats i denna Policy och som vidare kan krävas enligt lag. Till följd av detta kan Du inte få sådana personuppgifter raderade.

6.5      Rätt till begränsning av vår behandling av personuppgifter

Du har också rätt att begränsa behandlingen av dina personuppgifter i enlighet med GDPR eller svenska dataskyddsregler. Efter en sådan begäran kommer Gylle att undersöka om det finns anledning att genomföra den begärda ändringen samt meddela dig resultatet av undersökningen. Om Gylle kommer fram till att Vi får och kan begränsa vår behandling i enlighet med din begäran så genomför Vi omgående en sådan begränsning.

6.6      Rätt att invända

Du har rätt att inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande, inklusive profilering, där beslutet skulle kunna innebära en juridisk effekt för dig eller ge någon liknande effekt på dig.

Du har alltid rätt att invända mot behandling av skäl som hänför sig till din specifika situation, inbegripet sådan profilering som sker med stöd av intresseavvägning. Om Du invänder mot behandlingen kommer Vi genast att upphöra med behandlingen för detta ändamål.

6.7     Rätt till dataportabilitet

Rätten att överföra information (dataportabilitet) innebär att Du kan begära att dina personuppgifter överförs till någon annan. Denna rätt gäller dock endast i de fall där Vi har behandlat dina personuppgifter på den rättsliga grunden samtycke eller där Du själv har gett oss de personuppgifter som Du vill flytta (och Vi inte har någon annan rättslig grund för vår behandling).

6.8    Återkallande av samtycke

I den mån den rättsliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter är samtycke, vilket endast sker undantagsvis, har Du rätt att när som helst återkalla detta samtycke genom att kontakta oss via de kontaktuppgifter som anges nedan. Vi kommer därefter inte längre att behandla sådana personuppgifter eller inhämta några nya och alla personuppgifter som Vi har behandlat med ditt samtycke kommer att raderas.

Återkallelsen påverkar inte lagligheten av behandlingen före återtagandet.

7           Förändringar av denna integritetspolicy

Vi kan komma att göra ändringar i vår personuppgiftsbehandling när ytterligare praxis och vägledning kommer från tillsynsmyndigheten (I Sverige Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)), domstolar eller liknande.

Gylle har rätt att när som helst ändra denna integritetspolicy. När Vi gör ändringar som inte enbart är språkliga eller redaktionella kommer Du att få tydlig information om ändringarna och vad de innebär för dig innan de börjar gälla. Vår versionshantering ser Du sist i denna policy.

8           Kontaktuppgifter

8.1       Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig:     Gylle Mec AB

Org. nr:                               556627-6035

Adress:                               Holgatan 42, 784 72 Borlänge, Sverige

Telefonnummer:                0243-142 10

E-post:                                info@gylle.se

Kontaktperson:                   Christopher Brandt

8.2       Integritetsskyddsmyndigheten

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) är tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter och dataskydd i Sverige. Du har rätt att lämna in klagomål om vår behandling av personuppgifter till IMY.

Integritetsskyddsmyndigheten

Box 8114

104 20 Stockholm

E-post: imy@imy.se

Telefon: 08-657 61 00

www.imy.se

Versionskontroll: